Blogs

Aanbesteding in tijden van corona: gelden termijnen onverkort?

24/03/20 Bekijk reacties Verwachte leestijd: 4 minuten

Het kabinet heeft op 15 maart 2020 maatregelen afgekondigd om de verspreiding van het SARS CoV-2 coronavirus zoveel mogelijk te beperken. Wat heeft dit voor gevolgen voor lopende aanbestedingen en de termijnen daarin?

Maatregelen voor lopende aanbestedingsprocedures

Het is verstandig om als aanbestedende dienst niet af te wachten en proactief maatregelen te nemen bij lopende aanbestedingsprocedures:

  1. Trek de aanbesteding in.
  2. Verleng de termijnen.
  3. Verkort de termijnen of laat ze achterwege.
  4. Geef meer tijd om een procedure te starten.

Intrekken van de aanbesteding

Dat is een recht dat de aanbestedende dienst altijd heeft vanwege de contractsvrijheid. Aanbestedende diensten nemen dit recht vaak op in de stukken. In de AWR 2016 staat dit bijvoorbeeld ook. Als er al inschrijvers zijn, moet de intrekking aan hen worden medegedeeld met een motivering. Dit betekent wel dat de opdracht niet wordt uitgevoerd en als aanbestedende diensten grootschalig besluit tot intrekken heeft dat uiteraard ook economische gevolgen.

Houd er als aanbestedende dienst rekening mee dat de opdracht niet zonder wezenlijke wijziging opnieuw in de markt mag worden gezet. Onder de nieuwe Gids Proportionaliteit kan het zijn dat offertekosten vergoed moeten worden. Deze treedt wel op zijn vroegst pas 1 juli 2020 in werking.

Het verlengen van termijnen

Dit recht heeft een aanbestedende dienst en staat ook vaak in de stukken opgenomen. In die zin dat planningen indicatief zijn en door de aanbestedende dienst mogen worden aangepast. PIANOo adviseert expliciet aan aanbestedende diensten om termijnen te verlengen. Door de huidige overheidsmaatregelen is het, zeker met thuiswerken, niet onmogelijk om een digitale offerte in te dienen. Collega’s die samen moeten werken communiceren misschien wel wat langzamer of lastiger met elkaar. Denk ook aan het verlengen van een termijn voor het publiceren van of reageren op een Nota van Inlichtingen.

Als de aanbestedende dienst termijnen verlengt, moet zij gegadigden gelijktijdig van dezelfde informatie voorzien. Bij onder meer Europese aanbestedingen zal de aanbestedende dienst een rectificatie via TenderNed, Negometrix etc. moeten plaatsen.

Het verkorten of achterwege laten van termijnen

Het kan natuurlijk ook zijn dat termijnen vanwege spoed moeten worden verkort. Denk aan een academisch ziekenhuis dat met spoed beademingsapparatuur moet inkopen. Termijnen mogen worden verkort vanwege een urgente situatie, tot bijvoorbeeld 15 dagen vanaf de aankondiging. Dit kan soms nog te lang zijn. Dan mag een onderhandelingsprocedure zonder aankondiging worden gevolgd vanwege dwingende spoed. Het moet gaan om gebeurtenissen die door de aanbestedende dienst niet konden worden voorzien en niet aan haar zijn te wijten. Inkoop van hulpmiddelen of apparatuur die nodig is om het coronavirus te bestrijden, zal hieronder vallen. Neem bij twijfel advies met ons op.

Meer tijd geven om een procedure te starten

Rechtbanken zijn tot 6 april a.s. gesloten, behalve voor spoedeisende zaken. Het aantal zaken dat wordt behandeld, is zeer gering. Geef een ruimere termijn (Alcatel-termijn) om een procedure te starten, of probeer met de rechtbank een creatieve oplossing overeen te komen. Het is zeker niet ondenkbaar dat we de eerste zittingen via een videoverbinding op afstand gaan meemaken in de komende periode.

Mogelijkheden

Een aanbestedende dienst heeft zeker mogelijkheden om langzamer of juist sneller te handelen als dat nodig is. Neem contact op met Jelle Groen als u hierover een vraag heeft. Wij helpen u graag verder.

Plaats zelf een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Terug naar alle blogs