Algemene voorwaarden opstellen: dit moet u weten

Algemene voorwaarden. In de ogen van velen ‘kleine lettertjes’, die lang niet altijd gelezen worden. Maar die – als het erop aankomt – o zo belangrijk zijn. Iedere onderneming heeft ze, of zou ze moeten hebben. Maar ze zijn lang niet altijd goed, of verouderd. Of ze worden niet goed gebruikt, waardoor ze niet van toepassing zijn. In dit blog vertelt Schenkeveld Advocaten u alles over algemene voorwaarden.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden, ook wel ‘kleine lettertjes’ genoemd, zijn standaardbepalingen waarmee u aangeeft onder welke voorwaarden u zaken wilt doen. Spelregels dus, waar u zich aan zult houden, maar waar uw klanten zich ook aan moeten houden.

Algemene voorwaarden gaan bijvoorbeeld over de levering, garantie en aansprakelijkheid, maar ook over de betalingstermijn en de afwikkeling van eventuele geschillen. Omdat het standaardvoorwaarden zijn hoeft u er niet bij elk contract opnieuw over te onderhandelen, maar kunt u ze bij de offerte of het contract voegen.

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar eigenlijk wel onmisbaar. Als u geen algemene voorwaarden heeft moet u namelijk voor iedere overeenkomst die u aangaat alle voorwaarden afzonderlijk bespreken en vastleggen.

Wat moet er in de algemene voorwaarden staan?

Het is belangrijk om algemene voorwaarden te hanteren die passen bij de branche waarin u werkt, uw onderneming en uw werkwijze. De volgende onderwerpen komen vaak voor:

• de algemene voorwaarden zelf (toepasselijkheid en mogelijkheid tot afwijken)
• de overeenkomst (offerte, termijn voor aanvaarding, totstandkoming, annuleren en beëindigen)
• de uitvoering (hoe, door wie en (op)levertijden)
• de betaling (betalingstermijn, incassokosten, rente)
• bij het leveren van goederen: transport (verzekering, invoerrechten, betaling), eigendomsvoorbehoud en garantie
• bij het leveren van diensten: afspraken over extra werkzaamheden
• aansprakelijkheid (uitsluiting, beperking en de hoogte van de schadevergoeding)
• overmacht
• het toepasselijk recht
• de afwikkeling van geschillen (arbitrage of rechter, bevoegdheid)

En wat (mag) niet in de algemene voorwaarden staan?

Sommige bepalingen mogen niet in de algemene voorwaarden worden opgenomen:

• Bepalingen die de kern van de geleverde prestatie uitmaken, zoals de prijs en de te leveren goederen of diensten, mogen geen deel uitmaken van de algemene voorwaarden. Deze bepalingen moeten worden opgenomen in de overeenkomst.
• Bepalingen die in strijd zijn met de wet, de goede zeden of de openbare orde.
• Als u zaken doet met consumenten (en/of kleine ondernemers) mag u geen onredelijk bezwarende bedingen in uw algemene voorwaarden opnemen. Als u dat wel doet, zijn deze bepalingen vernietigbaar.Bij onredelijk bezwarende bepalingen maken we onderscheid tussen de zwarte lijst (genoemd in artikel 6:236 BW) en de grijze lijst (genoemd in artikel 6:237 BW). Op de zwarte lijst staan onredelijke voorwaarden die altijd vernietigbaar zijn. Op de grijze lijst staan mogelijk onredelijke voorwaarden die vernietigbaar zijn, behalve als u kunt aantonen dat de betreffende bepaling in de gegeven situatie niet onredelijk is.Staat een onderwerp niet op de zwarte of grijze lijst? Dan kan de bepaling alsnog onredelijk bezwarend zijn. Uw klant moet dat dan wel kunnen aantonen.

Hoe gebruikt u algemene voorwaarden?

Om een beroep te kunnen doen op uw algemene voorwaarden moet u aan de volgende voorwaarden hebben voldaan:

1. U moet uw algemene voorwaarden op de offerte of overeenkomst van toepassing hebben verklaard.
   Dat kan door onder de offerte of het contract een zinnetje op te nemen als ‘Op deze offerte/overeenkomst zijn onze algemene voorwaarden [eventueel met versienummer of -datum] van toepassing’.
2. Uw klant moet uw algemene voorwaarden hebben geaccepteerd.
   Net als bij het sluiten van contract moet er sprake zijn van aanbod en aanvaarding. Die aanvaarding kan ook stilzwijgend plaatsvinden. Als u voldaan heeft aan de hiervoor genoemde voorwaarden en de klant heeft geen bezwaar gemaakt tegen de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden, heeft hij ze stilzwijgend geaccepteerd en zijn ze van toepassing.
3. U moet uw klant, voor of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst, over uw algemene voorwaarden hebben geïnformeerd.
   Dat doet u door uw algemene voorwaarden ‘ter hand te stellen’: door ze met de offerte of het contract mee te sturen, ze per e-mail te verstrekken of te verwijzen naar uw website (dit laatste geldt alleen voor dienstverleners en online ondernemers, zoals webwinkels).

Is aan deze voorwaarden niet voldaan? Dan zijn uw algemene voorwaarden niet van toepassing en gelden de wettelijke bepalingen.

Meer weten?

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel? Of wilt u weten of uw algemene voorwaarden nog actueel zijn? Neem dan gerust contact op met een van onze contractenrecht advocaten.