Blogs

Reorganisatie: stappenplan

28/05/20 Bekijk reacties Verwachte leestijd: 7 minuten

De komende periode moeten (helaas) veel ondernemingen herstructureren en reorganiseren om de coronacrisis te overleven. Een reorganisatie is een complex proces waarbij u met een aantal zaken rekening moet houden. Welke stappen moet u nemen?

Stap 1: Start op tijd met de praktische voorbereidingen

Een reorganisatie kost vaak meer tijd dan u denkt. Door de voorbereiding, een eventueel adviestraject van de OR, de UWV-procedure en het afhandelen van het ontslag (denk aan de opzegtermijn) komt u al snel uit op een kleine zes maanden. Als uw onderneming in zwaar weer zit, is het goed om zo snel mogelijk met de praktische voorbereidingen voor de reorganisatie te beginnen. Zo kunt u alvast het volgende doen:

  • Een ontslag wegens bedrijfseconomische redenen verloopt via het UWV. U moet dus kunnen inloggen op het werkgeversportaal van het UWV. Daarvoor heeft u eHerkenning nodig. Als u nog geen eHerkenning heeft, kunt u het hier aanvragen.
  • Om straks andere partijen (zoals de getroffen werknemers, maar ook de OR en het UWV) te kunnen overtuigen van de noodzaak van het ontslag, is het goed als u kunt aantonen dat u ook andere maatregelen hebt genomen om kosten te besparen. Breng deze maatregelen alvast in kaart.
  • Bij een reorganisatie dient u bij het UWV een personeelsoverzicht in te leveren van al uw vaste en tijdelijke werknemers, uitzendkrachten en eventuele zelfstandige opdrachtnemers. U kunt alvast beginnen aan dat overzicht. Op dit moment kunt u nog volstaan met persoonsgegevens, functie, de datum van indiensttreding en de eventuele einddatum van de arbeidsovereenkomst (bij tijdelijke contracten). Daarnaast is het verstandig om alvast in kaart te brengen voor welke werknemers een opzegverbod geldt, zoals arbeidsongeschiktheid of zwangerschap. Op de website van het UWV kunt u een model van een personeelsoverzicht downloaden.
  • Vraag eventueel uw accountant alvast met de benodigde prognoses aan de slag te gaan.

Stap 2: Stel vast hoeveel werknemers u moet ontslaan

Als u verwacht binnen drie maanden minimaal 20 werknemers te moeten ontslaan, is er sprake van collectief ontslag. Bij collectief ontslag is de Wet Melding Collectief Ontslag (WMCO) van toepassing. U moet het collectief ontslag dan bij het UWV en bij de vakbonden melden. Ook dient u met de vakbonden te overleggen over de voorgenomen ontslagen. Meestal zullen de vakbonden willen weten of u een sociaal plan heeft en wat daarin is opgenomen.

Stap 3: Vraag de ondernemingsraad (OR) om advies

Als u een OR heeft, bent u verplicht de OR tijdig om advies te vragen. Als de OR positief adviseert over de reorganisatie, is de kans aanwezig dat het UWV sneller toestemming zal verlenen voor de ontslagaanvraag. Sla deze stap vooral niet over. Als u dat wel doet, kan de OR daartegen in beroep gaan bij de Ondernemingskamer en dat levert op zijn minst een fikse vertraging op.

Stap 4: Check de CAO

In sommige CAO’s is opgenomen dat u met de vakbond moet overleggen als u reorganisatieplannen hebt, ook al is er geen sprake van een collectief ontslag. Het is dus van belang om uw CAO erop na te slaan.

Stap 5: Stel functiegroepen vast en pas het afspiegelingsbeginsel toe

Bij een reorganisatie mag u niet zomaar ontslaan wie u wilt. U moet zich houden aan het afspiegelingsbeginsel: de leeftijdsopbouw van het personeelsbestand moet na de reorganisatie zo veel mogelijk gelijk zijn aan de situatie voor de reorganisatie. Dat betekent (kort gezegd) dat u werknemers die werkzaam zijn in dezelfde functiegroep moet verdelen over vijf leeftijdscategorieën. Vervolgens moet u de ontslagen, in verhouding tot de bestaande personeelsopbouw, zoveel mogelijk over deze leeftijdscategorieën verdelen. Daarbij geldt per leeftijdscategorie het principe ‘last in first out’.

Het is onder bepaalde omstandigheden overigens mogelijk om af te wijken van het afspiegelingsbeginsel. Als u daar vragen over heeft, kunt u altijd contact met ons opnemen.

Stap 6: Onderzoek of er herplaatsingsmogelijkheden zijn

Tijdens een reorganisatie bent u verplicht te onderzoeken of er werknemers zijn die, eventueel met behulp van scholing, in aanmerking komen voor herplaatsing. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als er tijdens de reorganisatie vacatures ontstaan.

Stap 7: Indienen ontslagaanvraag bij UWV en in onderhandeling treden

Als u een ontslagaanvraag bij het UWV indient, moet u meerdere digitale formulieren (deel A, B en C) invullen en bijlagen meesturen. Het UWV heeft daar een handleiding voor opgesteld. Zodra u toestemming heeft gekregen van het UWV, is de ontslagvergunning vier weken geldig. Dit betekent dat de arbeidsovereenkomst binnen deze vier weken moet worden opgezegd.

In de praktijk wordt vaak met werknemers onderhandeld over een beëindigingsregeling. Het is belangrijk om, voordat u met de werknemers in overleg gaat, eerst deel A in te dienen bij het UWV en een uitstel van twee weken te vragen voor de onderhandelingen. Daarmee voorkomt u dat werknemers zich ziekmelden en het opzegverbod in werking treedt. Als een werknemer zich ziekmeldt nadat deel A is ingediend, geldt het opzegverbod niet.

Tot slot: ga vooral met de werknemers in gesprek. Een vaststellingsovereenkomst verdient de voorkeur boven een UWV-traject. Zo geldt bij een vaststellingsovereenkomst de voorwaarde van wederindiensttreding (bij een opengevallen vacature binnen zes maanden na de reorganisatie) bijvoorbeeld niet. Dien ondertussen wel deel B en C van de ontslagaanvraag in. U kunt de ontslagaanvraag namelijk altijd weer intrekken als u een regeling heeft getroffen met de werknemers.

Vragen?

Een reorganisatie is vaak complex en ingrijpend, zowel voor u als voor uw werknemers (ook voor de blijvende werknemers). Daarbij is iedere reorganisatie anders en is het vrijwel altijd maatwerk. Het is dus om meerdere redenen belangrijk om het proces goed voor te bereiden en u te laten adviseren over de juridische aspecten en de te volgen strategie. Heeft u hier vragen over? Of kunt u hulp bij gebruiken bij een reorganisatie? Neem dan gerust contact op met een van onze arbeidsrechtspecialisten.

Plaats zelf een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Terug naar alle blogs